俱乐部资源

 

学生参与指引

俱乐部和组织

MCLA的俱乐部和组织在创建和维护方面发挥着至关重要的作用 我们机构的支持性社区. 本指南由学生参与编辑 而且 学生会, is a comprehensive set of guidelines 而且 resources to help 俱乐部和组织在校园发展并创造有意义的体验 为学生.

学生自治会(SGA)办公室是学生的中心空间 政府及其所有相关俱乐部和组织. 

位置 & 小时


校园中心，316室
周一至周五上午9:00至下午6:30
星期六中午十二时至下午三时

办公资源

  • Banner/poster supplies (Pens, markers, scissors, rulers, paints, banner paper, etc.)
  • 模切机(大写字母、数字、标点)
  • 电脑及打印机*
  • 俱乐部设备/材料的存放
  • 会议空间
  • SGA办公室工作人员的协助
  • 来自SGA预算财务委员会、办公室经理和编程的预算帮助 助理 

*使用SGA打印机，请发送电子邮件至sga@mcla.告诉埃杜信息，安排接机时间 与学生政府办公室职员会面.

设备租赁

主人负责领取和归还所有设备 在俱乐部活动前后借. 如果设备丢失或损坏， 俱乐部可能会用他们的预算来购买一个替代品.

Fender Kit PA系统:挡泥板套件可从SGA通过 设备租用表格.  Fender Kit是一种便携式扩音系统，俱乐部可以预订在里面播放音乐 他们的事件.

SGA iPad: ipad可从SGA通过 设备租用表格 供扶轮社筹款之用. 俱乐部必须有经批准的证书 筹款申请表格 completed prior to reserving the ipad along with the Apple Square reader to collect 基金.

所有 other media needs for club/org meetings 而且 事件s on 校园 should be included 在非教室或教室预约请求和通过电子邮件媒体服务 at mediaservices@pagesofexhibitions.net. 请注意，媒体服务通常不支持晚上9点以后的活动.


SGA办公室预约:预约


预约需要提前安排  SGA办公室预订 采购和安排与办公室员工的会议. 俱乐部也可以 预留空间开会，制作横幅，或取放物资.

与SGA办公室经理，编程助理和办公室助理的所有会议 可以安排在个人和虚拟. 

Clubs are encouraged to select a meeting platform/space that allows all members to 参加. 这包括虚拟会议、面对面或以混合的方式会面. 这是 这是召开俱乐部会议、执行委员会会议、全体会议、 一对一的会议或俱乐部活动.


通过微软团队虚拟会议或举办活动


学院鼓励团队主持时使用微软团队平台 虚拟会议:虚拟会议或事件. SGA鼓励团队选择虚拟主机 会议使用学院支持的平台. SGA将不支持额外的资金 用于任何其他虚拟平台，除非有特殊需要. 

微软团队 can do the following to make your virtual meeting more productive:  

  • 在线视频通话和屏幕共享
  • 在线会议
  • 音频会议
  • 团队和渠道
  • 团队和渠道内的对话
  • 聊天功能
  • 民意调查和调查功能
  • SharePoint中的文档存储

有关更多信息，请联系MCLA技术帮助以获得有关使用微软团队的说明. 请浏览有关 “存在” 有关如何连接您的活动/会议与您的扶轮社帐户的进一步资料.


亲自会面或举办活动


Clubs may meet or host an 事件 in person if they can find a space that meets their 租用及设施需求. Until further 不ice, MCLA has implemented a mask m而且ate that is required for all 学生在建筑物内或室外6英尺的物理距离时不能 保持.

要见面，俱乐部必须在网上预订他们想要的校园空间*. 预订 所有的学院名额都需要通过 非教室空间申请表 *该表单可以在mla门户页面的“形式”选项卡下访问 或者通过 课堂申请表格 *该表单可以通过链接访问，也可以在“表单”下的mla门户页面上访问."

要查看您想预订的非教室空间是否可用， 请在这里查看. 如果您希望在预订之前查看教室是否可用，您可以到达 到注册办公室，电话是413-662-5216. 详情请参阅 教室空间申请表格 查看每个教室的设置.

详情请参阅 非教室空间申请表 查看本学期每个可用房间的入住率和设置情况. 如果你有的话 有问题请给Jackie Kelly发邮件， 杰奎琳.kelly@pagesofexhibitions.net 在进步. 如果你预定的活动是电影之夜、舞会或更大型的活动 规模计划，需要事先获得学生参与办公室的批准. 请 给Jenn Labbance发邮件， 詹.labbance@pagesofexhibitions.net 安排会议.


记录在场参与


所有面对面和虚拟会议和活动都需要提交以下资料 存在:

  • 出席 每次会议和活动
  • 议程 会议当日提供
  • 分钟 会议期间拍摄

提交这些将有助于SGA和贵社记录参与水平 在你的会议或活动中. SGA也可以在预算时考虑这些文件 过程.

请参阅下面SGA俱乐部资源页面上的其他资源 提供有关如何提交这些文件的详细信息. 您也可以联系SGA办公室 阿曼达·舒勒经理， 阿曼达.schuler@pagesofexhibitions.net 有关存在的更多信息和问题.

在校园宣传你的俱乐部或组织是一个很好的方法来招募会员，宣传 参与，与我们的社区成员建立网络. 请看下面的信息 在MCLA做广告的多种方式.


校园嵌合


The purpose for tabling for clubs/organizations is to help market your 事件, host 一个筹款人，信息等. 

Tables can be booked for clubs/organizations in the 校园中心市场, the 鲍曼大厅一楼大厅，或在学术广场外面. 所有表都需要 以特快专递方式预订 非教室空间申请表 至少提前一周. (这个表单可以在mla门户页面的“形式”选项卡下访问. 看到 如果您想预订的地方有空， 请在这里查看.)

在预定餐桌时，请注意您只是在预定 一个 一次一个表. 如果你的俱乐部/组织觉得他们需要多于一张桌子，你将需要 填写多个表格.

选择餐桌位置的注意事项:

校园中心市场

桌子位于市场的中间，在百年纪念厅的外面.

建议在市场上列出的时间为: 

午餐:上午11时至下午2时 

晚餐:下午4:30 - 7:00

当你的团队到达时，请确保你找到你指定的桌子(如果 已经分配了桌子).

如果贵社/组织计划在市集举办活动，可能需要额外的费用 在填写预订时，您需要传达这些需求 form.

鲍曼大厅一楼大厅 桌子位于大堂，一进入一楼就可以看到 从庭院的楼层入口. 
学术四

桌子位于整个学术广场的预定地点.

这些表被认为是天气允许的事件. 在恶劣天气下， 您的位子将被取消. 

 
公告栏公告


校园里有许多布告栏，为俱乐部/组织提供了空间 张贴经批准的传单. 若要在校园公告栏上发帖，俱乐部/组织必须提交 将传单送到学生参与办公室审批.

***请参阅下面的传单指南，了解如何创建和打印传单 通过SGA.

布告栏张贴流程:

  1. 打印的传单必须亲自送到学生参与办公室(校园) 中心310)待批准/盖章.
  2. 如果获得批准，学生参与办公室将在传单上盖章并张贴 指定布告栏.
  3. 传单的批准过期后(或2周后)，学生参与 办公室将删除张贴.

所需职位数目:

     帖子8.5 x11. or 小

校园 24
学生宿舍 24
总计 48


的帖子 更大的 8.5 x11.

校园 24
学生宿舍 19
总计 43

 

*Flyers will be posted by the Student Engagement staff for no more than 2 weeks at 一次. 请务必在活动前至少一周将传单提交给我们 给学生参与工作人员足够的时间在布告栏上张贴传单 在校园里. Flyers given to the Student Engagement 办公室 within 1周 or later of the 事件 date, the office 不能 guarantee flyers will be posted to properly advertise your 事件.

***要打印传单，SGA俱乐部/组织必须通过电子邮件向SGA办公室经理发送 flyer 而且 state the number of copies, the size of the flyer, 而且 if they want them 彩色印刷.

彩色印刷的传单售价为0美元.每份06英镑，从俱乐部预算中扣除. (Ex. 打印 彩色48张传单x $0.06 = $2.88.黑白印刷是免费的.


传单指南:

  • 传单必须说明主机组名称、事件名称、日期、时间和位置(如果 为活动做广告)
  • 传单必须在活动日期前1周提交审批
  • 传单最多只能展示两周
  • 整个学期的广告是不允许的
  • 传单只能由学生参与办公室的工作人员在批准的区域张贴
  • 如果一个小组希望张贴在校园的一个独特的位置，一个独特的例子 location would be a wall in the 校园中心; those postings would need to be approved 学生参与办公室.
    • 唯一被批准的将物品粘在墙上的胶带是掩蔽胶带或油漆工胶带. 不允许使用胶带!

监控信息


校园里有几个显示器定期显示数字传单. To 张贴在显示器上，将您的传单以jpeg或PNG格式发送到 studentengagement@pagesofexhibitions.net. 


市场上的横幅


横幅是在校园中心市场推广贵社/组织的好方法.

横幅的过程:

  1. 通过非教室空间申请表预订横幅空间. (横幅广告最多只能预订两周.)
  2. 在收到确认后，贵社/组织的会员应前往SGA办公室 创建你的横幅. 你可以使用办公室资源，包括横幅纸、 模切凸版、油漆、记号笔、胶水等工艺用品.
  3. 你的横幅是否由SGA办公室或学生参与办公室盖章.
  4. 将你的横幅悬挂在市场的2楼栏杆上. 你 只能用活页夹把你的横幅挂在预挂的电线上. 如果你需要额外的 装订夹，请联系SGA或学生参与办公室. (在任何情况下 有人可以爬过栏杆挂横幅吗.)

横幅指南:

  • 你的横幅长度应为7.5英尺x 4英尺(SGA办公桌子的尺寸). 还记得 要留下至少1英尺的空白空间在顶部的横幅被剪裁和 挂在栏杆上.
  • 所有横幅都需要有主机组的名称、事件名称、日期、时间和位置 (如果是广告活动) 

MCLA赛事App


如果您希望您的活动被添加到MCLA活动立博中文版官网程序，请给Am而且a Schuler发送电子邮件， 阿曼达.schuler@pagesofexhibitions.net 接受指示.

为你的俱乐部购买物品


所有 SGA-affiliated clubs/orgs are encouraged to use their pre-approved SGA budget 为他们的会议和活动购买物品. 如果你对你的 SGA预算，请查看您的俱乐部现场或联系SGA司库. 

购买流程:

  1. 要购买物品或服务，俱乐部必须填写表格 开支申请表格 至少在一个活动需要这些物品的一个星期前.
  2. SGA财务主管和SGA办公室经理必须通过代表批准购买 网站.
  3. 一旦支出表格提交并获批准，扶轮社便可作出预约 使用SGA信用卡或沃尔玛信用卡 SGA办公室预订 预订.

购买指南:

  • 购买可以亲自进行(e.g. 沃尔玛)，在线(e.g. 亚马逊)，或超过 电话(e.g. 披萨的作品).
    • Once clubs make an appointment, they will come up 而且 sign out the card from an SGA 办公室文员或办公室经理去购物.
      • A computer is available to make online purchases right in the SGA办公室 along with 一个电话，直接打电话到地方购买. Note: 你 must get an email from Presence that the SGA Treasurer 而且 办公室 Manager 在被允许购买你的物品之前批准了开支申请.
  • 购买物品必须遵守学校的所有规章制度. (例如:俱乐部不能购买和赠送蜡烛作为奖品，因为这违反了居住权 生活 & 住房的指导方针.)欲了解更多信息，请参阅“赠品，奖品”部分 & 礼物.”
  • 购买礼品卡的俱乐部必须在单独的开支申请表格中提出申请 并与SGA办公室经理Am而且a Schuler直接联系采购. (Names 而且 signatures of recipients are required for the purchase of each gift card. 更多信息请参见“奖品”部分.) 

针对特定需求和服务招聘 


俱乐部和组织可能希望雇佣MCLA的学生或机构外的供应商 对于一个活动. 这可以包括dj，演讲者，诗人，魔术师，喜剧演员， 货车司机和技术服务.

在请求当前MCLA学生或外部供应商的服务之前，请 联系SGA办公室经理，Am而且a Schuler或SGA编程助理. 

聘用MCLA在读学生 

  • 要雇用当前的MCLA学生，学生必须申请SGA/学生事务 人才招聘启事，并与MCLA人力资源部填写所有必要的文件 办公室.
  • To be compensated for their work, current students must also fill out 一次sheet 工作时间. 在完成这些步骤之前，学生不能工作或提供服务.

如需更多信息，请访问 MCLA学生就业网站.

雇佣外部供应商

  • 雇佣外部供应商; an individual or company offering services (speakers, magicians, DJ等)，SGA俱乐部/组织必须填写 开支申请表格 并且必须提交一份 服务合同. 

有关如何填写《立博中文版官网》的信息; 点击这里.

校园内的任何俱乐部或组织都可以通过出售商品或举办盈利活动来筹集资金 事件. 这是加强贵社在校园的存在感及提高贵社知名度的好方法 未来努力的资金. 为俱乐部/组织筹集的资金需要在学术范围内使用 他们被养大的年份.


筹款的指导方针


Prior to running/hosting any fundraising 事件s or efforts, clubs 而且 organizations 必须填写 融资形式. 此表格需要在预计的日期前至少1个月填写并批准 资金筹集活动日期.

筹款活动的例子包括但不限于以下: 

  • 烤销售
  • 莱佛士
  • “Pie-a-professor”
  • 售卖物品(需要提前订购)
  • 收取活动入场费
  • 拉客(直接向学生/企业/校友要钱)

一旦筹款活动得到所有相关部门的批准，团体就应该 然后按照活动预约程序及活动指引(请参阅“亲自会见或举办活动”和“校园餐桌”部分).


烘焙义卖筹款活动
请注意这些糕饼义卖筹款活动的具体指导方针.

  • 所有 foods must be protected from unnecessary h而且ling, airborne contamination, 而且 害虫. 烘焙食品应该是:
    • 放在食物储存袋或容器中，
    • 用新型食品级塑料、蜡纸或箔纸包装，
    • 或者从一个有盖的食物储存容器中分发.
  • 应避免用塑料手套、纸巾、 袋子或用具(钳子/勺子).
  • 要求操作烘培机的人员保持良好的清洁卫生标准 出售. 所有的食物都应该摆放在干净的柜台上，并保持烘焙区 在干净卫生的条件下.
  • Individuals shall thoroughly wash their h而且s before conducting the 出售 而且 after any act that could contaminate their h而且s, such as coughing, eating, or using the 厕所.
  • 必须张贴“家庭烘焙”的标志或海报.
  • Those donating baked goods should be encouraged to identify/label any product that 含有任何主要过敏原. 主要过敏原包括花生(花生酱)、鸡蛋、 小麦，大豆，牛奶和奶制品(e.g. 黄油，酪乳，奶酪)和树 坚果(e.g. 杏仁、山核桃、核桃、腰果). *在出售的物品附近放一份食谱是合适的.
  • 活动组织者应该保留一份捐赠食品的名单， 或者包装好的烘焙食品应贴上面包师的名字，以便识别 产品的来源. 
     

筹集资金的方式 

  • 现金:收款箱请见SGA. 那些持有现金的人 箱子负责这些钱.
  • 预订销售:您可以选择在下单前收款. 把收来的钱都存起来 给SGA办公室经理.
  • Apple Square读卡器: 你 may reserve the SGA iPad 而且 Apple Square reader to take out when fundraising 允许用信用卡付款. 请填写 SGA设备预约表 预定所需的天数/次数.

Clubs 而且 organizations may choose to run a giveaway or offer prizes 而且 gifts as 会议或活动的一部分. 这可能是一种吸引人的方式来促进参与 在你的俱乐部里，鼓励人们参加某个活动，或者只是让活动变得更有趣 对于与会者来说.

有关赠品，奖品和礼物的信息

  定义 支出的限制 笔记 & 的指导方针
赠品 作为营销MCLA，推广俱乐部和/或招募新人的一种方式，免费赠送物品 潜在的新成员.  为赠品而购买的每件物品的单独费用不应超过 $5.  
奖 奖品:作为奖励给竞赛获胜者或表彰杰出者的物品 成就. 虽然俱乐部在奖金上的花费没有限制，但他们应该这样做 注意他们花了多少钱，并努力发挥创造力. (礼品卡并不总是最好的奖励!) When giving a prize, a list of winners 而且 their signatures needs to be submitted 在颁奖仪式的第二天送到SGA办公室.
礼物

赠送给某人的无偿物品(礼物).


俱乐部和组织经常赠送礼物来表彰会员的辛勤工作， 顾问和即将毕业的毕业生为他们的组织所做的一切.

 

 唯一的支出限制是给MCLA员工的礼物，不能超过 $49. 这一数额已由马萨诸塞州为国家雇员确定.  建议送礼要在合理范围内. 请向贵社或组织查询 计划购买礼物时要做好预算. 
(有时候一个简单的感谢信就足够了!)

 

作为赠品、奖品或礼物的一部分所赠送的任何物品不得含有违禁物品 如住宿生活中所述 & 房屋手册(e).g. 蜡烛). 


礼品卡


If a club would like 购买 a gift card for a giveaway, prize, or gift, they 必须遵循以下步骤获得批准:

  1. 俱乐部必须提交一份 开支申请表格 for the SGA Treasurer 而且 SGA办公室 Manager to approve at least 3周 in advance 活动日期. 请说明 实物礼品卡 或者一个 e-gift卡 将被购买.
  2. 礼品卡将需要通过学院的行政部门购买 & 金融 办公室; the SGA办公室 Manager will assist you in this 过程. 礼品卡不是用SGA信用卡购买的 而且比使用SGA信用卡的过程更详细.

俱乐部和组织可以使用资金提供零食，茶点和准备 在会议和活动期间，学生可以从当地餐馆获得食物. 我们认识到 食物将人们聚集在一起，是建立社区的一个因素. 

采购食品


食物可以用SGA信用卡用俱乐部的资金购买 开支申请表格 并预订信用卡的使用时间 SGA办公室预订. 

俱乐部也可以从Big Y、沃尔玛等商店购买食品.


爱玛客餐饮


通过MCLA(爱玛客)订购校园活动时，请遵循以下流程.  

  1. 至少在活动前3周
    1. 联系MCLA餐饮经理杰里尔·迪多维茨， j.dydowicz@pagesofexhibitions.net
      1. cc SGA办公室经理Am而且a Schuler， 阿曼达.schuler@pagesofexhibitions.net 在正式订购前收到报价
  2. 填写SGA 开支申请表格 需要批准的支出的报价数字.
  3. Once the expenditure has been approved through the SGA Expenditure Request 过程, 与MCLA餐饮经理确认下订单. *SGA办公室经理Am而且a Schuler， 阿曼达.schuler@pagesofexhibitions.net 这个确认必须抄送吗!

当地餐厅的餐饮服务


在当地餐厅为校园活动点餐时，请遵循以下流程.

  1. 至少 1周 在您的活动之前，填写SGA 开支申请表格.
  2. SGA财务主管和办公室经理必须通过代表批准采购 网站.
  3. 一旦支出已提交及批准，扶轮社便可作出预约 使用SGA信用卡使用 SGA办公室预订 预订.
  4. 俱乐部必须提供参加宴会的学生名单. 这个列表必须 be 交付 to the SGA办公室 (校园中心, rm 316) the next 公共汽车iness day along 带着已经付款的分项收据上面有我们要记录的所有订单.
  5. 必须提供超出步行距离的餐饮 交付 去学校. 俱乐部可以使用额外的资金支付送货费和合理的小费 超过账单总额的15%).

Student organizations may sponsor films or shows of other media on campus, provided 他们遵守所有版权规定. 


放映电影指引 & 媒体

  • 学生组织必须获得有权利的个人的许可 在放映电影之前，先将电影或数字媒体播放.
    • 获得电影放映许可的费用由俱乐部/组织承担 购买.
    • 请联络学生事务办公室，了解如何取得电影牌照. 给Jenn Labbance发邮件， 詹.labbance@pagesofexhibitions.net.
  • 组织 可能不 使用从当地经销商租来的DVD、个人拥有的DVD或在线流媒体 服务(e.g. Netflix)向大众播放视频. 这违反了 法律规定的，因为这些只用于家庭观看. 

私人和. 公开放映

私人

一个人亲自邀请几个朋友来家里看电影或电视节目 现在电视上已经看不到了. 他们从电影院购买或租用DVD或蓝光光盘 store or a digital video file from an online store 而且 show the film or TV episode 那天晚上在他们家里. 这被认为是私人家庭放映.

公共

主持会议/聚会的个人或团体，创建一个公开的Facebook事件， or hangs posters to invite others (residents from their residence hall, members of 一个部门或学生组织)去看电影. 这被认为是公共的 放映并侵犯了个人正在放映的电影或电视节目的版权.*

 

*唯一的例外是 面对面课堂教学 由教师注册的学术课程. 教员可以来 the film/movie outside the normal class period (at night for example), however, it 只对那些注册了这门课的学生开放. 可接受的出勤率 对于未购买版权的电影只包括注册的学生 课程、讲师和客座讲师. 电影也必须放映 in 为教学而指定的空间; therefore, library screening rooms, residence hall or program house lounges, meeting 房间或其他功能空间不符合条件. 教员不能出示 他们的课堂，并向校园的其他地方开放 在这种情况下，必须购买公共放映权. 免费图书馆的资源，以显示电影在教室.

筛选公共媒体的资源


Freel图书馆:本图书馆已取得部分图书的公开放映牌照 目录或联机资源具有以下要求. 关于图书馆的问题 资源可以定向到 Freel图书馆工作人员. 

点播电影

MCLA授权流媒体电影

奈飞教育放映纪录片信息

*The Freel图书馆 does have an existing relationship with Kanopy, Docuseek, Swank, 和亚历山大街，并可以帮助从这些地方获得头衔 分销商.

请联络学生事务办公室，了解如何取得电影牌照. 给Jenn Labbance发邮件， 詹.labbance@pagesofexhibitions.net.

有一些不同类型的舞会或音乐会可以由俱乐部主办 还有校园组织，每个组织都有不同的定义和要求. 如果某个组织有兴趣主办其中的一个，请阅读不同的内容 在继续之前，请选择以下类型的选项. 


一个水平  

A1. 这个舞会只对MCLA的学生开放 没有外部客人. 

  • 舞会将于下午六时至十一时举行.
  • 舞会需要在晚上11点15分之前结束并清理干净.
  • 舞会需要由
    • (a)社团顾问、督导顾问须经学生批准 预约时间不迟于一周 
      or 
    • (b)由学生参与工作人员负责.
    • 这种水平的舞蹈不需要雇佣公共安全官员或专业人士 DJ.  

A2. 这个舞会只对俱乐部成员开放， 没有其他MCLA的学生或非MCLA的客人.

  • 如果情况允许，舞会可以在晚上11点15分之后举行 是必要的.
  • 舞会需要由
    • (a)社团顾问、督导顾问须经学生批准 预约时间不迟于一周 
       or
    • (b)由学生参与工作人员负责.
  • 这 dance does 不 require hiring a 公共安全 办公室r or hiring a professional DJ.  

B级

这 dance would be open to all MCLA students 而且 their approved guests with proper 公共安全部或RA的客人通行证. 

  • 舞会将于下午六时至凌晨一时举行.
  • 一个受雇的公共安全官员 而且 学生参与办公室的两名工作人员必须随时在场.
  • 这 type of dance would be required to meet all of the tasks in the Dance Protocol document; contact Student Engagement for 一个副本 of the Dance Protocol packet.  

C水平 

这是一场任何音乐类型的艺术家在校园里表演的音乐会. 

  • 音乐会/舞会需要由
    • (a)俱乐部顾问; 
      or
    • (b)由学生参与工作人员负责. 事件将需要满足 舞蹈协议包中概述的规则、指导方针和职责. 这 事件不需要是张贴在外部的日期之一，尽管
      • 日期需要得到批准，至少要安排一个会议 1个月 提前讨论活动并制定计划.
      • 对公众开放的活动将需要一个雇佣的公共安全官员或更多视情况而定 关于事件的范围. 

如有任何疑问，请与学生参与办公室联系.

欲了解更多关于舞蹈计划的细节，请参阅舞蹈规程 包.

Taking trips off campus* either around the Berkshires or beyond is a great bonding 扶轮社/组织的经验. 请阅读本节旅行指南. 这些规则代表了一些，但不是全部，扶轮社/团体所期望的指导方针 在计划旅行时遵循. 

预订俱乐部/组织旅行的时间可以长达 3周 从头到尾. 请做好提前计划和预定的准备! 

*任何参加学校批准旅行的学生必须遵守MCLA的所有规定 不考虑位置的策略. 

运输


请注意，用个人车辆运送学生到校外活动是不收费的 禁止. 

以下是关于如何运送您的扶轮社/组织成员参加活动的各种选择.


MCLA货车 

  • 行驶里程:50英里(特别津贴可按个别情况发放)
    • 根据行程的不同，可能需要一名顾问在场.
  • No more than 2 MCLA货车 should be booked f或者一个y一个 一个 destination; if planning 如果一次旅行的学生人数超过24人*，俱乐部/组织可能需要预订包车/学校 公共汽车
  • 货车尺寸(货车的可用性取决于预订时间尽早计划是关键)
    • *示例:Club/Org请求两辆12人的客车，希望24名学生(这个数字 includes the 2 van drivers, 一辆货车一人)可以参加, but only two 8 passenger 面包车是可用的. 这意味着只有16名学生(这个数字包括2名货车司机， 一辆货车一人)可以参加.
      • Club/Orgs will need to decide a 过程 for trip sign up/wait list or select a new 当要求的货车数量可用时，旅行日期. 记住，什么时候开始订车都不嫌早!
    • 可供预订的货车尺寸
      • 乘客8人(含司机)
      • 乘客11人(含司机)
      • 乘客12人(含司机) 

MCLA货车预订流程

  1. 至少要准备好开始这个过程 3周 预计出行时间之前.
  2. 填写 学生旅行要求 填写以下信息. Vans will 不 be booked for clubs/orgs who do 不 answer all of the below required 预订细节.
    1. 举办旅行的俱乐部
    2. 目的地(名称和地址)
    3. 出发日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 所需货车数目(1或2辆)
    5. 参加人数(含司机)*提醒:视乎活动性质，可能需要顾问出席 在广告投放时要考虑.
    6. 货车司机姓名(首任/最后一任)
  3. 一旦SGA办公室经理确认了面包车预订，请填写表格 开支申请表格 申请使用扶轮社的资金，如旅行需要(停车、入场券等). 这与学生旅行申请表一起必须在旅行前获得批准. 

货车司机 

鼓励学生成为他们俱乐部/组织的货车司机. 如果 俱乐部/组织没有任何批准的货车司机或任何愿意参与的学生 在旅行中，他们可能需要付钱给有资格的学生驾驶. 

要成为一名合格的货车司机， 学生必须年满20岁，有2年驾驶经验. 感兴趣的学生请致电413-662-5284与公共安全部门联系或访问他们 在阿什兰街277号. 


雇货车司机  

  1. 填写学生旅行申请表后，请务必填写 开支申请表格 申请批准把钱花在有执照的司机身上.
  2. 俱乐部必须有学生申请 货车驾驶组 在MCLA人力资源办公室填写所有必要的文件.
    1. To be compensated for their work, current students must also fill out 一次sheet 工作时间. 学生 不能 工作或执行一项服务，直到他们完成这些步骤.

如需更多信息，请访问 MCLA学生就业网站.


企业租赁

如果MCLA的货车没有，俱乐部可以决定或被要求租用企业车辆 可用(由于预订无效或目的地性质). 

The club/org will need to use club 基金 to pay for the rental vehicle(s), as well 如汽油和其他费用.

  1. 至少要提前3周准备好开始这个过程.
  2. 填写 学生旅游申请表 使用以下信息. 企业租赁将 不 未填写以下所有预约资料的扶轮社/团体可预订.
    1. 举办旅行的俱乐部
    2. 目的地(名称和地址)
    3. 出发日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 待租的货车数量
    5. 参加*的学生人数提醒:视乎活动性质，可能需要顾问出席 在广告投放时要考虑.
  3. 然后填写 开支申请表格 申请使用扶轮社经费. 这必须在旅行前得到批准.

请注意，学院遵循企业年龄和驾驶要求 驾驶租用车辆的. 

包车/校车 

  • Clubs 而且 organizations will need to budget for the price of a 公共汽车 when planning a 旅行:
    • 校车: 每小时约$80(视目的地/里程而定)
    • 特许公共汽车:约$2,000
  • 根据行程的不同，可能需要一名顾问在场.

包车/校车订租程序 

  1. Be prepared to start this 过程 a minimum 3周 预计出行时间之前.
  2. 填写 学生旅游申请表 使用以下信息. 公共汽车将 不 未填写以下所有预约资料的扶轮社/团体可预订.
    1. 举办旅行的俱乐部
    2. 目的地(名称和地址)
    3. 出发日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 待租公交车的数量
    5. 就读学生人数 *提醒:视乎活动性质，可能需要顾问出席 在广告投放时要考虑.
  3. 然后填写 开支申请表格 申请使用扶轮社经费. 这必须在旅行前得到批准. 

餐 

虽然不要求扶轮社为参加者提供膳食，但他们可以自行选择 用来支付旅途中的餐费. 

如果旅行时间超过4小时，俱乐部/组织可以提供部分资金 盖住或完全盖住一顿饭. 应该注意的是，如果一个俱乐部/组织已经支付了某些费用(例如.g. 票 以音乐会或其他场馆门票入场)，俱乐部可以要求会员出资 或者自带食物.


过夜/会议旅行 


这种类型的旅行需要与SGA办公室经理Am而且a Schuler协调 阿曼达.schuler@pagesofexhibitions.net 和学生参与办公室. 

至少要计划好会议或过夜旅行 2个月 在预期的旅行之前. 

 

若要预订SGA办公室的会所服务，请填写以下表格

办公室预约表格

请打印并提交所有表格给SGA办公室经理Am而且a Schuler， 在SGA办公室(校园中心316)或通过电子邮件发送.

俱乐部形式

顾问合同

顾问工作表

俱乐部体育参与协议

共同赞助表格

与SGA共同赞助表格

筹款活动申请

设备预约表

SGA非欺辱政策/表格

新SGA俱乐部申请

模拟宪法

获奖表格

预算形式

服务合同

开支申请表格

旅游形式

学生旅游申请表

形式技巧

这些是关于如何填写MCLA/SGA表单的信息性、一步步的说明. 这些表格是为扶轮社和组织有效地处理付款和请求.

提交出差费用申请

提交出席会议纪要

服务合约教程

 

全体会议和到场信息

俱乐部或组织会议是最重要和最频繁的活动之一 每个小组都将持有. 因此，至关重要的是，会议是有用的和有效的 给所有成员. 会议有助于确定基调、标准和期望 但有时会适得其反.

每个人都害怕参加会议，如果它将是无聊的，没有成效的，或 会持续太久. 只要事先做一点准备和计划，会议就可以 非常成功的.

会议有很多目的. 他们给成员一个讨论目标和保持的机会 更新组织的最新事件. 他们提供了一个机会 小组将资源集中起来进行决策. 此外，会议提供 一个让成员们聚在一起互相了解的机会. 仔细的规划 而彻底的后续工作可以帮助会议成功和富有成效. 它是 the club secretary's job to record 而且 submit all meeting minutes through Presence 关于考勤，请看下面的视频. 

提前准备工作

  1. 在计划会议之前，一定要在校园里预定一个场地，并得到确认.
  2. Be sure that all persons involved have been informed of the day, time 而且 place of 会议. 如果所有成员提前两周通知屏蔽他们的 time.
  3. 和每个要在会上做报告或演讲的人核实一下，以确保 他们已经做好了准备，拥有了他们可能需要的一切.
  4. See that 会议 place is in order, that the necessary materials are h而且y, 而且 每个人都有足够的座位.
  5. 在全组会议之前，召开电子董事会成员会议，审议议题 还有要列入议程的报告. 问问所有警官，看他们有没有发现 报告或添加.
  6. Prepare an agenda with the input of the E-Board 而且 be sure that the Secretary has 一个副本.
  7. 开会时早点到. 电子董事会树立的榜样将被其他人效仿.

有效的会议

  1. 如果可能的话，每周安排一个固定的会议时间和地点. 这会有所帮助 小组成员保持一致的时间表和例行公事. 这也使它更容易 让小组成员记住这次会议.
  2. 问候会员，让他们感到受欢迎. 如果预算允许，可以提供一些茶点: 他们让会员感到受欢迎和舒适.
  3. 当所有成员到达时，他们是否都有议程的副本. 如果可能的话, 开会前把议程分发出去. 这将为成员提供 有机会复习和准备将要讨论的内容.
  4. 会议按时开始. 这对那些准时到达等待的人是不公平的 迟到的人.
  5. 坚持你的议程.
  6. 秘书要做会议记录吗. 会议记录应在下次会议上宣读 批准.
  7. 遵循罗伯特的议事规则，或者修改过的版本. (见“议会程序” 下面的部分.)
  8. 通过倾听，对成员表现出兴趣，欣赏和信心，成为一个榜样.
  9. 为正在进行的项目建立委员会或各种细分部门. 让每个委员会 主席在今后的会议上报告他们的进展.
  10. 总结达成的协议，并以积极的态度结束会议.
  11. 按时结束会议. 不要拖延会议. 通知人们开会的时间 会不会结束并坚持到那个时候.

会后

  1. 在会议结束后的几天内写下会议记录并分发出去. 发送副本 of minutes to those who did 不 参加 会议 so that they are kept informed.
  2. Hold a meeting with the E-Board to discuss any problems or questions that may have 在会议中出现. 为下次会议制定一个计划.
  3. 跟进委派任务. 检查每个人是否都在跟随是很重要的 履行他们的责任.
  4. 把未完成的工作放到下次会议的议程上.
  5.  

议会程序

议会程序是一套召开会议的规则. 它允许每个人 让别人听到你的声音，让你毫无困惑地做出决定. 这意味着民主统治，灵活性， 保护每个人的权利和公平的听证会. 考虑到它的性质，议会 程序可以适应任何俱乐部或组织的需要.

有关详细的规则集，请咨询 罗伯特的议事规则与议会程序概览.

有兴趣加入贵社的电子董事会? 有两点很重要 做决定时要记住的事项.

1. 想想你为什么想要这个职位. 你能带来什么?? 这将有助于你的发展 你对这个职位的想法和目标

2. 考虑一下你已经做出的所有承诺. 你有时间承诺吗 这个职位? 你可以写下你的承诺和大概的时间 花一周时间. 这将帮助你确定你是否有时间学习基础知识 这个职位 in addition to all the extra work you’d want to do to accomplish your 目标.

使用下面的视频添加新的人到你的俱乐部花名册.